São Caetano moderniza Arquivo Público e economiza R$ 2,4 mi

A Prefeitura de São Caetano do Sul concluiu a modernização integral do Arquivo Público Municipal, otimizando o tratamento, o armazenamento e o acesso a documentos oficiais. A reestruturação consolida um sistema mais eficiente, sustentável e econômico para a administração, com economia estimada em R$ 2,4 milhões ao ano aos cofres públicos.

Criado em 2016, o Arquivo Público Municipal atingiu um novo patamar de organização e governança da informação em 2025. A instituição implementou sistemas informatizados para controle, localização e requisição de documentos, retomou a guarda integral do acervo municipal e passou a centralizar todos os serviços de gestão documental — da classificação e temporização ao arquivamento definitivo.

Acervo do Arquivo Público Municipal ultrapassa 1,3 milhão de documentos

Com a reestruturação, o volume sob custódia do Arquivo Público Municipal saltou de pouco mais de 23 mil itens no início de 2025 para mais de 1,3 milhão de documentos no fim do ano, organizados em cerca de 100 mil caixas de acondicionamento.

O crescimento foi impulsionado pela internalização das atividades e por novos convênios firmados com a SAESA (Sistema de Água, Esgoto e Saneamento Ambiental), a Câmara Municipal e a USCS (Universidade Municipal de São Caetano do Sul). Os documentos dessas instituições passaram a ser administrados diretamente pelo Arquivo Público Municipal.

Digitalização, SEI-Cidades e site institucional ampliam transparência

A modernização incluiu a criação do Setor de Digitalização e a incorporação do antigo serviço de microfilmagem, assegurando mais agilidade, padronização e segurança aos processos. Paralelamente, o município passou a operar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI-Cidades), substituindo trâmites em papel por processos digitais.

A iniciativa reduziu custos operacionais e ampliou a transparência administrativa. Outro avanço foi o lançamento do site institucional do Arquivo Público Municipal, que se tornará um canal direto de consulta para cidadãos, pesquisadores e servidores. A plataforma reunirá informações sobre gestão documental, instrumentos normativos, acervos permanentes e orientações para pesquisa e atendimento.

Economia anual chega a R$ 2,4 milhões

Com a internalização dos serviços e a adoção de tecnologias mais eficientes, a Prefeitura passou a economizar cerca de R$ 100 mil por mês, totalizando R$ 1,2 milhão ao ano apenas na administração direta. Somadas as economias de SAESA, Câmara Municipal e USCS, o montante alcança R$ 2,4 milhões anuais.

A redução de despesas decorre da eliminação de contratos externos, diminuição do uso de papel e insumos físicos, otimização de espaços e maior eficiência nos fluxos de trabalho.

“Estamos garantindo que a memória administrativa do município seja preservada com organização e transparência, ao mesmo tempo em que aplicamos os recursos públicos de forma responsável”, afirmou o secretário de Governo, Caio Lessio Previato.

Sistema arquivístico alinhado à legislação federal

Com os avanços consolidados, São Caetano do Sul passa a contar com um sistema arquivístico moderno, alinhado às diretrizes da Lei Federal de Arquivos e às melhores práticas de gestão da informação.

O município também investe na profissionalização da área, com treinamentos, contratação de especialistas e metas voltadas à integração dos fluxos informacionais da administração.

A modernização do Arquivo Público Municipal fortalece a preservação da história local, garante acesso rápido e seguro aos documentos públicos e reforça o compromisso da Prefeitura com eficiência, transparência e responsabilidade fiscal.